オンライン秘書サービスとは？
オンライン秘書サービスとは、インターネットを活用した業務アシスタントのことを指します。 従来のアシスタントは、あなたのそばに付き従って秘書として色々動いてくれるイメージですが、 オンライン秘書の場合は、離れた場所からインターネットを通じてクライアントの業務を代行してくれるのです。
サービスの使われ方は？
サービスの使うシーンとしては、従来の秘書が行う以下がメインではありますが、 1. スケジュール調整業務 2. 出張や会食の場所の手配 3. 名刺管理 4. 経費精算の打ち込み 5. 簡単なリサーチ業務 ウェブサイトの運用業務だったり、レポーティング業務だったりを完結に行ってくれたりすることもできます。 社員の能力を、会社の雑務ではなくよりインパクトのある部分で発揮してもらうために、 外注できるサービスが増えています。
オンライン秘書サービスの選び方
オンライン秘書サービスのサービス内容は、メール作成やスケジュール調整から、会議資料の作成などサービスによって様々です。細かく業務を定めずに相談してくださいというところもあります。
今回は以下の観点に着目して選定するとよいでしょう。
料金
基本的に、料金は以下2パターンでの支払いとなります。
- 月額固定（◯時間分で月◯万）
- 案件ごとに料金発生
月額固定ではだいたいのサービスにおいて、時給3500円前後が設定されており、30時間/月プランで月額10万円前後から開始することができます。
案件ごとに料金が発生する場合は、やることの量によって変わるので一概には言えないです。
もちろんオンライン秘書サービスを提供する各社で
- 最低発注金額
- やれること
が変わるので、比較検討する必要があります。
稼働時間
◯時間で月額◯万、もしくは◯件で月額◯万というチャージが一般的です。
そのため、どれくらいの時間業務が発生するのかを発注先を決める必要があります。
例えば、現在お願いしたい業務が以下だった場合は、稼働時間が23時間くらいです。
- 出張先のホテルや会食先を探して予約→月4時間
- 経費精算→月1時間
- 必要データの抽出→週2時間で8時間時間
- 簡単なリサーチ → 月10時間
この23時間前後のタスク量で考える場合、25時間〜30時間で選ぶとよいでしょう。
このように、選定する場合は、前もって自身のタスクの洗い出しを行い、業務を整理しておく必要があります。
依頼範囲
サービスによって対応してくれる内容は異なります。
本記事では、メール作成やスケジュール調整・予約代行・簡単な調査・外国語（主に英語）対応・資料作成・Web制作などの要素で評価していますが、
複雑なことはやりきれないということは理解しておく必要があります。
オンライン秘書サービス8社
オンライン秘書サービス「フジ子さん」
フジ子さんは、「必要な時に必要なだけ」というキャッチを掲げたサービスを運営しています。
高い実務経験を持つアシスタントが、タスクの種類ごとにチームで業務に取り組んでいます。社員採用には人件費が多くかかりすぎて困る、という方におすすめです。
- 運営会社：フジア株式会社
- 料金体系：4.7万円/月～（実働時間による変動）
- 実働時間：20時間/月～
- 契約期間：1ヶ月毎
- 依頼範囲：メール作成・簡単なスケジュール調整・予約代行・簡単な調査・英語対応・資料作成・Web制作・ほか要相談
- サービスHP：https://fujiko-san.com/
オンライン秘書サービス「CasterBiz」
CASTER BIZは、日常雑務から専門分野までの幅広い業務にすばやく対応してくれるサービスです。
本記事制作現在、1700社以上の企業が導入しています。
オンライン秘書の草分け的な会社であり、知名度も抜群。
採用倍率1/100の中から選びぬかれた優秀なアシスタントが、チームでアシスタント業務に対応。オンラインで対応しきれないような対面業務には、オフラインでも受けてくれます。
- 運営会社：株式会社キャスター
- 料金体系：9.6万円/月～（契約期間による変動）
- 実働時間：30時間/月
- 契約期間：1ヶ月～
- 依頼範囲：メール作成・簡単なスケジュール調整・簡単な調査・英語対応・資料作成・ほか要相談
- サービスHP：https://cast-er.com/
オンライン秘書サービス「Genny」
忙しい経営者のためのオンライン秘書サービス。サポート時間やタスク量に上限はなく、平日フルタイムで業務をアシストしてもらえます。2名1チーム体制での契約で、基本変更なし。
- 運営会社：テルフィーズ株式会社
- 料金体系：9.5万円/月～（契約期間による変動）
- 実働時間：9:00～18:30
- 契約期間：2ヶ月～
- 依頼範囲：メール作成・簡単なスケジュール調整・予約代行・簡単な調査・ほか要相談
- サービスHP：https://genny.jp/
オンライン秘書サービス「Kaori-san」
毎日のこなさなければならない多くの雑務に忙殺されてしまっている人たちのためのサービス。自身の業務に集中できるように、支払いや書類整理などを受けてくれます。
バイリンガルアシスタントも対応してくれるので、言葉の壁に苦しむ人にもおすすめです。
- 運営会社：Kaori-san LLC
- 料金体系：1.5万円/月～（依頼範囲とリクエスト件数による変動）
- 実働時間：30日間/月・リクエスト件数15件/月～
- 契約期間：1ヶ月
- 依頼範囲：簡単なスケジュール調整・予約代行・簡単な調査・英語対応・ほか要相談
- サービスHP：http://www.meetkaori.com/ja/
オンライン秘書サービス「i-Staff」
こちらも採用率1％の優秀な秘書が、迅速かつ確実な対応をしてくれるサービスです。秘書業務に限らず、経理や人事、Web運用など幅広い業務のアシストをしてくれます。一部のオフライン業務にも対応可能。
- 運営会社：i-STAFF
- 料金体系：8.1万円/月～（契約期間による変動）
- 実働時間：30時間/月（土日対応プラン、深夜対応プランあり）
- 契約期間：3ヶ月～
- 依頼範囲：メール作成・簡単なスケジュール調整・予約代行・資料作成・Web制作・ほか要相談
- サービスHP：https://i-staff.jp/
オンライン秘書サービス「OnSec.」
10分500円で小さな仕事に対応してもらえるサービス。人を雇うほどの業務ではないけれど、毎日毎日の小さな積み重ねでじわじわ圧迫されていると感じている人におすすめです。小さな仕事を単発で依頼できるので、必要な時に必要な分だけアシストしてもらえます。
- 運営会社：株式会社ケアズ
- 料金体系：基本料金3.0万/月 500円/10分
- 実働時間：9:30～15:00
- 契約期間：3ヶ月毎
- 依頼範囲：簡単なスケジュール調整・予約代行・簡単な調査・資料作成・Web制作・ほか要相談
- サービスHP：http://www.meiboya.biz/
オンライン秘書サービス「For your Business」
契約期間は一ヶ月ごとで、月々のプランにも幅があります。100社以上の企業や個人に利用されているサービスです。専任アシスタントが複数の業務を一元管理し、チームでサポートする体制となっています。
- 運営会社：株式会社Radice
- 料金体系：3.5万円/月～（実働時間による変動）
- 実働時間：12時間/月（個人のみ。法人は20時間の5.5万/月～）
- 契約期間：1ヶ月毎
- 依頼範囲：メール作成・簡単なスケジュール調整・予約代行・簡単な調査・英語対応・資料作成・Web制作・ほか要相談
- サービスHP：https://foryourbusiness.jp/
オンライン秘書サービス「CLARY」
バイリンガル秘書が英語を始め中国語でも対応してくれるサービス。プランによってチケット数が変わり、月に頼める依頼件数が異なります。主に国外に関する調査や予約などが強みです。
- 運営会社：FUN SG PTE. LTD.
- 料金体系：35米ドル/月～（依頼件数による変動）
- 実働時間：30日間/月 11:00～20:00
- 契約期間：1ヶ月～
- 依頼範囲：メール作成・簡単なスケジュール調整・簡単な調査・英語対応・ほか要相談
- サービスHP：https://yourclary.com/
よくあるオンライン秘書サービス活用の失敗例
失敗例① 業務の棚卸しができていない
任せたい業務の棚卸し（整理）がしきれてないため、思ったほど使わず割高に感じてしまって停止するケースを耳にすることがあります。
本当に定常的に業務が発生するのか？別の手段は無いのかなどを事前に検討しておくとよいでしょう。
失敗例② 全部丸投げで
「いい感じにしていおいて」という指示の仕方で、思ったようなクオリティの仕事をしてもらえないケースもあります。
オンライン秘書サービスといえども、物理的な距離があいているので、
きちんとマニュアルを連携して、マニュアルの通り実行してもらうことが重要になります。
結局のところ使わないと質が分からないところは要注意
オンライン秘書サービスの中で特におすすめする8個のサービスを紹介しました。
最終的には、使ってみて秘書の質を見てみないと、おすすめできない場合が多いので、まずはミニマムのプランから使ってみてはいかがでしょうか？
